Word-Formatvorlagen statt Formatpinsel-Marathon

Ein längerer Bericht sah auf den ersten Blick einheitlich aus, bestand aber aus dutzenden manuell formatierten Absätzen. Jede Änderung wurde zur Sucharbeit. Formatvorlagen haben daraus wieder ein strukturiertes Dokument gemacht.

So gehe ich vor

1. Ich kennzeichne die Gliederung mit Überschrift 1, Überschrift 2 und Fließtext.
2. Schrift, Abstand und Farbe ändere ich an der Vorlage, nicht an jedem Absatz.
3. Direkte Formatierungen räume ich schrittweise auf, statt sie mit weiteren Korrekturen zu überdecken.

Was sich bei mir bewährt hat

Dadurch funktionieren Navigationsbereich, Inhaltsverzeichnis und barriereärmere Dokumentstruktur fast nebenbei. Vor allem kann ich das Erscheinungsbild später zentral ändern.

Meine Faustregel: Erst Bedeutung zuweisen, dann Aussehen gestalten.

Der Stolperstein

Eine Formatvorlage ist keine Garantie für gute Struktur. Überschriftenebenen sollten logisch aufeinander folgen und nicht nur wegen ihrer Größe gewählt werden.

Kurz gesagt

Seit ich Word-Dokumente strukturell formatiere, verbringe ich weniger Zeit mit Reparaturen und mehr mit dem eigentlichen Text.

Hinweis: Menünamen und Funktionsumfang können je nach Windows-/Office-Version, Lizenz und Vorgaben der Organisation abweichen.