Serienbrief: Erst fünf Datensätze, dann fünfhundert
Meine Kontrollrunde verhindert falsche Anreden, leere Felder und unnötige Nacharbeit.
Serienbriefe scheitern selten an der Funktion selbst. Meist sind es uneinheitliche Quelldaten, leere Anreden oder falsch formatierte Postleitzahlen. Deshalb beginne ich in Excel, nicht in Word.
So gehe ich vor
- Die Datenquelle erhält eindeutige Überschriften und genau eine Person pro Zeile.
- Ich teste Sonderfälle: lange Namen, leere Titel, ausländische Postleitzahlen.
- Vor dem vollständigen Zusammenführen erzeuge ich fünf Beispieldokumente und lese sie wirklich.
Was sich bei mir bewährt hat
Anrede und Brieftext halte ich möglichst einfach. Komplexe Wenn-dann-Felder dokumentiere ich, damit die nächste Person den Aufbau nachvollziehen kann.
Meine Faustregel: Der Testdatensatz enthält absichtlich die schwierigsten Fälle.
Der Stolperstein
Excel kann führende Nullen oder Datumswerte anders darstellen als erwartet. Personenbezogene Daten dürfen nur in dafür vorgesehenen Speicherorten verarbeitet werden.
Kurz gesagt
Fünf sorgfältig gewählte Testzeilen sparen bei großen Aussendungen erstaunlich viel Korrekturarbeit.
Hinweis: Menünamen und Funktionsumfang können je nach Windows-/Office-Version, Lizenz und Vorgaben der Organisation abweichen.