QuickSteps: Zwei Klicks weniger pro E-Mail
Welche wiederkehrenden Outlook-Abläufe ich gebündelt habe – und welche bewusst nicht.
Verschieben, als gelesen markieren und eine Kategorie vergeben: Bei bestimmten Nachrichten waren das immer dieselben Schritte. Ein QuickStep bündelt sie und hält den Ablauf konsistent.
So gehe ich vor
- Ich beobachte zuerst eine Woche lang, welche Aktionen wirklich wiederkehren.
- Ein QuickStep kombiniert höchstens wenige, leicht überprüfbare Schritte.
- Name und Symbol beschreiben das Ergebnis, zum Beispiel „Archiv + Erledigt“.
Was sich bei mir bewährt hat
Für delegierte Aufgaben nutze ich einen Schritt, der eine Kategorie setzt und die Nachricht in den passenden Ordner verschiebt. Antworten automatisiere ich nicht, weil Inhalt und Empfänger jedes Mal geprüft werden müssen.
Meine Faustregel: Automatisiert wird der Handgriff, nicht die Entscheidung.
Der Stolperstein
Verfügbarkeit und Funktionsumfang unterscheiden sich zwischen Outlook-Versionen. Nach einem Wechsel auf das neue Outlook prüfe ich vorhandene Abläufe erneut.
Kurz gesagt
Ein guter QuickStep fällt kaum auf. Er entfernt genau die Wiederholung, die sonst jeden Tag ein paar Sekunden kostet.
Hinweis: Menünamen und Funktionsumfang können je nach Windows-/Office-Version, Lizenz und Vorgaben der Organisation abweichen.