Eine eigene Word-Vorlage, die tatsächlich benutzt wird
Meine reduzierte Vorlage enthält weniger Gestaltung und mehr gute Voreinstellungen.
Unsere erste Vorlage wollte jeden Sonderfall abdecken und wurde deshalb ignoriert. Die zweite Version enthielt nur Logo, Seitenränder, Formatvorlagen und drei sinnvolle Bausteine – und setzte sich durch.
So gehe ich vor
- Ich beginne mit den häufigsten Dokumenttypen, nicht mit allen denkbaren.
- Formatvorlagen, Metadaten und Platzhalter erhalten verständliche Namen.
- Die Vorlage wird mit zwei realen Dokumenten getestet, bevor sie verteilt wird.
Was sich bei mir bewährt hat
Zusätzlich lege ich eine kurze erste Seite mit drei Hinweisen an und entferne sie vor der finalen Freigabe. Lange Bedienungsanleitungen liest im Alltag niemand.
Meine Faustregel: Eine Vorlage soll Entscheidungen abnehmen, nicht neue Fragen erzeugen.
Der Stolperstein
Makros und externe Verknüpfungen erhöhen Wartungs- und Sicherheitsaufwand. Ich verwende sie nur mit klarer Notwendigkeit und vertrauenswürdiger Signierung.
Kurz gesagt
Die beste Vorlage ist nicht die vollständigste, sondern diejenige, die Kolleginnen und Kollegen freiwillig öffnen.
Weiterführend: Offizielle Dokumentation von Microsoft
Hinweis: Menünamen und Funktionsumfang können je nach Windows-/Office-Version, Lizenz und Vorgaben der Organisation abweichen.